根据疫情防控形势和上级通知精神，为保障广大科研工作者的安全健康和科研管理服务工作的稳妥有序进行，最大程度减少因相关业务办理带来的人员流动、接触和聚集，疫情防控期间。科研院倡导尽可能实行电子办公，建议各类申报、统计、上报材料尽量以电子版为主；必要的各类纸质材料通过科研院相关负责人员和各学院、科研人员约定报送时间的方式，实行错时报送、分批分次报送至指定的科研院对外窗口——408室，最大限度地减少各单位报送人员的接触；需要校内评审的项目、奖项等，一律采用函评方式进行。具体工作业务和工作方式调整如下：
1.用章申请和审核 联系人：李老师13233699182
（1）太原理工大学学校公章及校长签名章申请流程
需办理业务人员通过邮箱或者QQ或者微信等方式将电子文件发至科研院相关业务审核人，审核通过后办理业务人员留存电子截屏，至校办出示电子截屏审核凭证，办理盖章。科研院相关审核人定期汇总审核事宜，待疫情结束后统一补办相关盖章手续。
（2）太原理工大学科技合同专用章以及科学技术研究院院章申请
采用即时办理与错时办理相结合的方法，业务办理人员通过邮箱、QQ、微信、学校数字校园科研系统等方式将电子文件发至科研院相关审核人，审核人审核通过后留存电子截屏，并通知业务办理人员将需盖章的纸质材料放至科研院集中对外窗口——408室，科研院相关人员负责完成相应服务工作后放回408室，通知负责人领走。
2. 2020年度二级单位科研绩效核定 联系人：李老师13903401216
2020年度各二级单位科研绩效主要基于各二级单位2017和2018年度实际平均科研绩点以及2020年度科技重大任务绩点两方面进行核定，各二级单位2017和2018年度实际平均科研绩点已核算汇总完成，拟于2月10日前完成各二级单位重大任务指标初步分配工作，2月12日前与各二级单位完成沟通和任务认领等接洽互动工作，2月13日前完成2020年度各二级单位科研绩效汇总工作，请各二级单位相关领导积极支持配合。
3.国家级纵向项目事宜 联系人：孙老师15333015457
（1）国家自然科学基金项目结题
我校国家自然科学基金结题报告在线提交截止时间调整为4月1日，请相关项目负责人于以上截止日期前在线提交结题报告及相关附件材料，科研院将集中进行逐项审核确认。
（2）2020年度国家自然科学基金项目申请
国家自然科学基金申请材料的审核实行项目申报人、二级单位、科学技术研究院三级审核模式，项目申报人对申报材料的真实性和完整性等要素进行全面审查，二级单位负责对归口本单位管理的科研人员的资格和项目的可行性等要素进行实质审查，科研院对形式和法规等细节进行三级审查。
I、项目申请人：项目负责人在线提交申请书，做好形式自查工作，并将申请书（带附件材料）电子版和《2020年度国家自然科学基金申请书形式审查明细表》签字扫描件发送给二级单位科研秘书，待疫情解除后，各项目申请人补交签字盖章扫描件的纸质版原件。
II、二级单位：二级单位督促各单位申请人按时在线提交申请书，认真组织做好形式审查工作，并将申请书（带附件材料）电子版及《形式审查明细表》签字扫描件、《2020年度太原理工大学国家自然科学基金申报汇总表》（电子版）和《关于组织2020年度国家自然科学基金形式审查承诺书》（扫描件）等电子材料发送到科研院，待疫情解除后，补交签字盖章扫描件的纸质版原件。
III、科研院以学院提交的申请书版本号为准，自行打印申请书进行形式审查。
（3）国家自然科学基金项目间接经费
I、2020年度拨付的国家自然基金间接经费将为各位项目负责人在云杰系统单独立项，立项时按照间接经费的20%和5%扣除学校和学院的管理费。
II、2019年度的国家自然基金间接经费在云杰系统为各项目负责人分配额度。
III、间接经费的其他科研报销无需科研院审核。在疫情防控期间，科研绩效发放暂时调整为按照季度阶段发放。
（4）科技部及其他部委项目立项事宜
科技部及其他部委项目需在校内科研系统录入信息时，项目负责人只需报送生效的任务书/协议书扫描件至科研院相关负责人，专人录入校内管理系统。
4.省部级及其它纵向项目事宜 联系人：郭老师13835115662 张老师13643660458
（1）科技厅项目申报
2020年度山西省科技计划项目试行全年常态化申报、分批评审立项的组织方式，根据省科技厅评审的工作安排，每季度向项目管理部门集中报送一次。疫情防控期间，除特别要求的项目外，减少报送频次。申报材料审查参照国家自然科学基金工作流程执行。
（2）科技厅项目结题验收
目前，科技厅最新通知要求3月20日前完成2020年基础研究计划的结题验收工作。太原理工大学作为承担单位待验收项目共计110项。现场结题验收将需按学科分3-4组，每组控制在35项以内，每组至少5名评审专家，约需15-20名专家参与会议评审，总共约150人参加。考虑到当前疫情，本年度需要结题项目负责人先按要求准备材料，届时科研院将与科技厅积极协商沟通，根据疫情防控最新形势，争取调整结题验收具体形式，并及时发布相关通知。
（3）其它纵向项目
其他纵向项目申报、结题验收等管理工作，按照具体通知要求，结合我校疫情防控方案，参照科技厅项目做好相关工作。
（4）云杰系统项目信息管理
云杰系统需项目负责人自行录入立项信息。预算审核、开票审核和到账认领审核等事宜，科研院会每天不定期审核，如急需审核，项目负责人通过手机、QQ、微信等多种方式联系审核人进行审核。
5.横向项目相关事宜 联系人：杨老师13835179617
（1）横向项目合同管理
I、项目前期投标业务（含网上投标）采取电话预约或电子文档形式申请，学校法人证书副本、授权委托书、法人身份证等复印件、学校银行资信查询手续等相关投标附件由科研院在集中对外窗口——408室统一提供，项目负责人填写并准备全所有材料后统一电子申请盖章。
II、横向科研项目合同签订及立项流程：由项目负责人在数字校园科研系统提交横向项目申报（数字校园科研系统下载专区有科技部标准科技合同模板），审核通过后，项目负责人同时提交亲自签署的个人责任承诺书（在科研网站下载专区下载模板）与合同纸质文件于科研院集中对外窗口——408室处，由科研管理人员办理盖章手续并在科研系统立项后通知项目负责人在科研院集中对外窗口——408室领取；
III、合同双方都签字盖章后，项目负责人返回一份合同原件于科研院集中对外窗口——408室，由管理人员统一归档备案。
（2）横向项目过程管理及结题管理
I、项目执行过程中出技术报告、经费结算、外协等所有事项均可采用电子申请方式（电话、qq、微信或电子邮件等），涉及申请用学校公章的依据学校公章申请流程，涉及科技合同专用章的依据科技合同专用章流程（项目执行过程涉及技术报告的用印申请的需二级单位主管科研领导审核）；
II、结题管理在数字校园科研系统中提交申请，根据网上流程完成。其中项目负责人按委托方要求据实办理的财务决算、验收报告或结题总结报告等文件均可将电子文档（扫描件）上传至数字校园科研系统中保留。
（3）财务云杰系统科研经费管理
I、项目负责人在财务云杰系统对项目立项并依据合同经费预算约定（没有约定的由项目组编制）提交预算申请，由科研管理人员依据合同网上审核；
II、项目负责人依据财务系统公示的数据认领自己的到账经费并提交网上申请（未开发票的经费需在系统中填写开票信息），由科研管理人员依据合同网上审核；
III、需预开发票的项目由项目负责人在财务云杰系统网上申请，由科研管理人员依据合同网上审核，财务负责核实预开发票数量及欠票状况。其余的经费管理部分均采取网上审核方式。
（4）科研成果推广与转化
继续完善横向科技合作网络平台建设，搭建理工大成果转化的大数据平台，在学校科研管理平台建设的基础上，建立校科研专家库、科研成果库、横向科研社会资源库，便于科研成果推广与转化。
6.人文社科项目 联系人：康老师18734902599
（1）国家社科基金项目
根据全国哲学社会科学工作办公室“关于延长2020年度国家社科基金项目申报周期的通知”和省委宣传部申报时间的相关规定，我校2020年国家社科基金项目申报工作进行调整并做如下安排：
I、2月19日前所有申报人将申报材料电子版提交至各二级单位科研秘书。电子版以“个人姓名”为文件夹名，其中用“申报书”和“活页”为两个Word文档命名。
II、2月20日各二级单位科研秘书将汇总好的申报材料及电子版发送至邮箱kyq21@126.com。
III、2月21-22日科研院会将形式审查不合格的电子版材料返回给各二级单位科研秘书，以便申报老师进行修改。
IV、2月24日上午10:00前所有申报老师将打印好的纸质材料提交给各二级单位，经二级单位审核后下午科研秘书将收齐所有材料送至科研院集中对外窗口——408室。
疫情期间请所有老师按照附件审查要点认真检查自己的申请书，确保申报材料合格。请各单位和老师严肃认真对待项目申报，发现单纯以二级考核为目的申报材料将对申报人和二级单位在全校范围内公开公示，并作为2020年底各二级单位科研考核和各申报者科研不良记录的依据之一。
（2）其他社科项目
2020年上半年可申报社科基金项目还有国家艺术基金、教育部后期资助课题、省哲学规划课题、省社科联重点课题项目、教育厅项目、省教育科学规划课题等，具体申报事宜待上级部门通知后另行安排。
7.军工项目及保密管理 联系人：祁老师13111050909
继续做好军工项目信息收集工作，对于可公开项目通过QQ、微信、网页通知等形式进行通知，并按上级要求的形式进行报送；对于涉密项目的查询申报严格按照上级要求进行；对于确需外出现场查询保密信息的项目，严格把关并履行审批手续；对于需报送涉密科研类材料的项目，首先由项目申请人电话联系军工项目科负责人，简述办理事由，待军工项目科负责人联系保密办后确认办理时间，并在疫情结束后补办相关审批手续。科研院将一如既往地加强军工项目保密室管理工作，对于确需使用的保密设备，做好防护和消毒措施。
8.平台团队人才事宜 联系人：张老师18234154828
根据《山西省教育厅关于做好疫情防控期间高校科技创新平台安全工作的通知》要求，以及我校国有资产管理处《关于我校疫情防控期间实验室暂停开放的通知》安排，提醒督促各平台按照教育厅要求认真落实确保安全，督促各二级单位要对疫情防控期间的聚集性科技创新平台活动进行全面排查，如有相关计划，一律推迟或取消，并做好延期预案。科研院将全力协同配合国有资产处落实此项工作，督促各科技创新平台暂停仪器设施的开放，为创新提供坚实的安全保障。
9.国家奖 联系人：熊老师13663614473
国家科学技术奖励工作办公室决定延期接收2020年度国家科学技术奖纸质版提名材料，具体接收时间将根据疫情防控情况另行通知。对于已通过网络提交的电子版提名材料将进行形式审查工作。科研院将根据上级提名单位或提名专家要求，配合各申报人按时提供所需材料，请各申报人保持电话畅通，并留紧急联系人联系方式，以备急需。
10.专利相关事务 联系人：祁老师13111050909
（1）通过知识产权信息化建设，完善和升级“知识产权协同创新服务平台”，实现知识产权全生命周期管理。咨询、查阅、审核等基本业务都可以通过线上办理。
（2）专利申请通过“知识产权协同创新服务平台”线上申请、审批。办理代理委托书、专利加急、专利著录项变更等相关文件盖章，首先联系知识产权专员祁老师，审核同意后持审批截图至校办办理用印。
（3）专利转让许可申请通过线上平台提交，并提供电子版合同给知识产权专员审核。
11.其他事宜
疫情防控期间，科研院建议大家尽量减少现场活动。特别提醒：
（1）不组织召开国内外学术会议。已通知召开的会议尽可能取消或延期，或采用网络等方式组织会议。如特殊必须组织召开的现场会议，应向组织者所在二级单位和校疫情防控工作领导小组办公室报送会议地点、参会人员、会议内容等信息，经所在二级单位和校疫情防控工作领导小组同意后方可召开，并在会议期间采取严格的防护措施。
（2）教师个人尽可能不外出参加科研相关会议，如需参会，应向所在二级单位和校疫情防控工作领导小组提出申请和报备，经批准后方可参会并做好防护工作。
（3）除与疫情防控直接相关的科研攻关外，暂停与科研相关的外出资料收集、实验、野外取样、现场调研和现场观测等工作，加大线上服务和协作。
（4）最大限度减少实验室内人员聚集。建议近期科研工作主要以文献调研、理论分析、科学计算/仿真等可通过网络和信息化手段开展的工作为主。
根据疫情发展情况，后续工作安排如有调整将另行通知，请二级单位和科研人员及时关注科研院网站（http://kj.tyut.edu.cn/）和“太原理工大学科技信息”微信公众号。也诚恳欢迎大家随时对科研院工作提出意见和建议（邮箱：kjc@tyut.edu.cn，电话：13703514846）！
科学技术研究院
